3 étapes essentielles à connaître

Le manque d’entretien a un impact considérable sur la qualité de vie des occupants, leurs intérêts à vouloir s’impliquer ainsi que sur les acheteurs potentiels. Les gens achètent une unité de condo qui reflète leurs valeurs et leur projet de vie. Imaginez-vous aller visiter une magnifique unité où en franchissant les corridors, ceux-ci sont encombrés d’effets personnels, les tuiles de céramiques du plancher sont brisées, les murs sont sales et la peinture est défraichie. Seriez-vous intéressé à y vivre?

Dans une copropriété divise, il faut savoir qu’il s’agit d’un mélange de propriété privée (unité) et de quotes-parts dans des parties communes (l’immeuble). D’un côté, il y a le syndicat de la copropriété, qui doit prendre en charge les inspections, entretiens, réparations, incluant le remplacement ou travaux majeurs des parties communes et de l’autre, il y a l’obligation d’entretien et de réparations des propriétaires. En gros, il s’agit des parties communes à usage restreint par ceux qui en ont l’usage (exemples : portes patios, fenêtres, balcons, garages) et des parties privatives (unités, garages, etc.). Afin de déterminer qui paie quoi et la somme nécessaire requise, il est essentiel que chacune des composantes soit identifiées, que les besoins (entretien, réparations, coût de remplacement, durée de vie, garanties, etc.) soient bien définis et compris de chacun.

BON À SAVOIR

Bien que la majeure partie de l’entretien des parties communes à usage retreint et le paiement des charges reliées est de la responsabilité des propriétaires (art. 1064 C.c.Q.), pour en assurer la bonne gestion ou pouvoir avoir un meilleur prix, certains entretiens sont faits par le conseil d’administration ou comité. À titre d’exemples, pensons aux ajustements et lubrifications des portes de garages (exigé par les fabricants), au nettoyage de certaines fenêtres considérant leurs difficultés d’accès, au nettoyage de certains conduits (ex. : sécheuse, VRC, …), au remplacement périodique des joints de scellant, etc.

L’irritant majeur en copropriété tient trop souvent aux conséquences d’un mauvais démarrage. Cette situation est majoritairement due au manque de connaissance, de compréhension et d’accompagnement dans cette logique d'entretien pour les administrateurs et propriétaires. Tout comme bon nombre d’entrepreneurs se forment afin de bien démarrer leur entreprise et n’hésitent pas à obtenir l’aide d’un mentor, il devrait en être de même pour chaque administrateur d’un syndicat de copropriété afin de démystifier la gestion d’une copropriété divise.

Dès sa création, le budget d’une copropriété doit prévoir les coûts de dépenses courantes (coût annuel et récurrent) et des remplacements et travaux majeurs futurs (fonds de prévoyance). Par contre, ce budget doit également contenir une réserve pour les réparations et entretiens à court et moyen termes nécessaires pour maintenir le bon état de chacune de ses composantes intérieures et extérieures (son plan de gestion de l’actif). L’absence de saine gestion aujourd’hui rend inévitable de futures cotisations extraordinaires et de rattrapage. Comment celles-ci affecteront votre situation financière de demain ?

EFFECTUER UNE INSPECTION DE LIVRAISON

Dès sa création et jusqu’à l’assemblée de transition (aussi appelée « assemblée de livraison des parties communes »), l’ensemble de la gestion du syndicat de copropriété est pris en charge par un administrateur « provisoire », nommé par le promoteur (le propriétaire). Dans les 90 jours à compter du moment où la majorité de l’immeuble (des biens) appartient désormais aux propriétaires (dès qu’il y a 50% + 1 des voix), le mandat de gestion sera « entièrement » transféré aux administrateurs, dès leurs élections à l’assemblée de transition.

Dès lors, ceux-ci doivent engager le processus de livraison. Une des 1ères étapes est de s’assurer que le promoteur a bien livré le projet, qui était à réaliser sur plan. Pour y arriver, une inspection complète des parties communes devra être faite. L’importance de celle-ci jouant un rôle capital, il va de soi qu’elle devrait être faite par un membre d’un ordre professionnel pertinent (technologue, évaluateur agréé, architecte ou ingénieur). Ainsi, vous vous assurerez de pouvoir faire effectuer (s’il y a lieu) tous les correctifs nécessaires par le promoteur.

À la suite de l’assemblée de transition, le conseil d’administration devra récupérer tous les documents du promoteur (ref. : art. 1070 C.c.Q.) nécessaires pour mettre en place son plan de gestion de l’actif et registres : les types de matériaux, plans de garantie, manuels d’entretiens, noms des installateurs, ... (ref. : note d’information art. 1087 à 1089 C.c.Q.). Ainsi, il sera en mesure de démarrer le plan de gestion de l’actif qui inclut notamment : l’historique des entretiens et travaux, le carnet d’entretien et inspection à court et moyen terme, les travaux de remplacement à long terme, etc.

CONSEILS

Vérifiez dans votre déclaration de copropriété et auprès des instances nécessaires afin de vous assurer que toutes les inspections obligatoires sont déjà effectuées.

Ne lésinez pas sur les coûts pour obtenir de l’accompagnement ou du conseil. Vaut mieux éviter au maximum les mauvaises surprises et planifier le plus tôt possible avec un plan de gestion de l’actif.

Exigez un généraliste membre d’un ordre professionnel. Gardez en tête que, vu la complexité du projet face aux nombreuses connaissances que cela implique, l’administrateur agréé est presque automatiquement le professionnel qu’il vous faut.

ATTENTION

Faute d’obligation, plusieurs syndicats de copropriétés demeurent réticents à mettre en place un plan de gestion de l’actif (même sans étude de fonds de prévoyance). Pourtant, l’absence d’entretien et la négligence pourraient avoir de graves répercussions sur la qualité de vie des propriétaires et occupants : l’exigences de cotisation de rattrapage (exemple : remplacement prématuré ou travaux majeurs urgents), de problème d’assurabilité, de poursuite des administrateurs (face à leurs responsabilités), d’incapacité à vendre une unité ou la dévaluation de sa valeur, le désintéressement et la négligence des occupants.

D’ailleurs, de plus en plus de déclarations de copropriété, de futurs acheteurs et même d’assureurs exigent ou demande d’avoir un plan de gestion de l’actif. Parfois, l’exigence va même jusqu’à l’obligation que celui-ci soit appuyé par une étude de fonds de prévoyance revue périodiquement (souvent aux 5 ans).

Également publié sur les sites respectifs :

À l'Ordre des Administrateur agrées

lacopropriete.info

Francis Joannette, B. Gest., Adm.A., Pl. Fin. 

Solutions Gestion Joannette 

Propriétaire, formateur et accompagnateur en Gestion de copropriété